VERIDIAN DSGVO Solutions

Warum ist die DSGVO für Ihre Beratungsfirma so wichtig?

• Rechtliche Konformität: Die Nichteinhaltung der DSGVO kann zu empfindlichen Geldstrafen von bis zu 20 Millionen Euro oder 4 % des weltweiten Jahresumsatzes führen, je nachdem, welcher Betrag höher ist.

• Vertrauensbildung: Kunden und Geschäftspartner legen Wert auf den Schutz ihrer Daten. Eine transparente und konforme Datenverarbeitung stärkt das Vertrauen und die Reputation Ihrer Firma.

• Wettbewerbsvorteil: Unternehmen, die aktiv Datenschutz betreiben, heben sich positiv von Mitbewerbern ab und signalisieren Professionalität und Verantwortungsbewusstsein.

• Risikominimierung: Eine sorgfältige Datenverarbeitung minimiert das Risiko von Datenpannen, die zu finanziellen Verlusten, Reputationsschäden und rechtlichen Auseinandersetzungen führen können.

Kernelemente der DSGVO, die für Ihre Beratungsfirma relevant sind

Um die DSGVO effektiv umzusetzen, sollten Sie folgende Punkte besonders beachten:

1. Transparenz und Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung

Sie müssen stets einen rechtmäßigen Grund (z.B. Einwilligung, Vertragserfüllung, berechtigtes Interesse) für die Verarbeitung personenbezogener Daten haben. Informieren Sie betroffene Personen klar und verständlich darüber, welche Daten Sie sammeln, zu welchem Zweck und wie lange diese gespeichert werden. Dies erfolgt in der Regel über eine Datenschutzerklärung auf Ihrer Website und bei der Datenerfassung.

2. Zweckbindung und Datenminimierung

Sammeln Sie nur die Daten, die Sie wirklich für einen spezifischen und vorher definierten Zweck benötigen. Vermeiden Sie die Speicherung unnötiger Daten und löschen Sie Daten, sobald der Zweck erfüllt ist oder die gesetzliche Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist.

3. Betroffenenrechte

Stellen Sie sicher, dass Sie die Rechte der betroffenen Personen respektieren und umsetzen können. Dazu gehören:

• Auskunftsrecht: Das Recht, Informationen über die verarbeiteten Daten zu erhalten.

• Recht auf Berichtigung: Das Recht, unrichtige Daten korrigieren zu lassen.

• Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“): Das Recht, die Löschung von Daten zu verlangen, wenn keine rechtlichen Gründe für die weitere Speicherung vorliegen.

• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Das Recht, die Verarbeitung bestimmter Daten einzuschränken.

• Recht auf Datenübertragbarkeit: Das Recht, Daten in einem gängigen Format zu erhalten und an einen anderen Verantwortlichen zu übermitteln.

• Widerspruchsrecht: Das Recht, der Verarbeitung personenbezogener Daten zu widersprechen.

4. Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM)

Schützen Sie die verarbeiteten Daten durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen vor unbefugtem Zugriff, Verlust oder Zerstörung. Dazu gehören:

• Verschlüsselung: Sensible Daten sollten verschlüsselt werden, sowohl bei der Übertragung als auch bei der Speicherung.

• Zugriffskontrollen: Nur autorisierte Mitarbeiter sollten Zugang zu bestimmten Daten haben.

• Sicherheitskopien: Regelmäßige Backups sind entscheidend, um Datenverlust zu verhindern.

• Datenschutzschulungen: Sensibilisieren und schulen Sie Ihre Mitarbeiter regelmäßig im Umgang mit personenbezogenen Daten.

• Verfahren zur Datenpanne: Etablieren Sie klare Prozesse für den Umgang mit Datenpannen, einschließlich der Meldepflichten an die Aufsichtsbehörde und betroffene Personen.

5. Auftragsverarbeitung

Wenn Sie Dienstleister (z.B. Cloud-Anbieter, Marketingagenturen) beauftragen, die in Ihrem Namen personenbezogene Daten verarbeiten, müssen Sie Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) abschließen. Diese Verträge regeln die datenschutzrechtlichen Pflichten des Dienstleisters und stellen sicher, dass dieser die DSGVO-Vorgaben einhält.

6. Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten

Führen Sie ein Verzeichnis aller Verarbeitungstätigkeiten, in dem Sie dokumentieren, welche personenbezogenen Daten Sie zu welchem Zweck verarbeiten, welche Kategorien von Personen betroffen sind, welche Empfänger die Daten erhalten und welche technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Schutz der Daten getroffen wurden.

7. Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA)

In bestimmten Fällen, insbesondere bei der Einführung neuer Technologien oder Verarbeitungsvorgänge, die voraussichtlich ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen darstellen, müssen Sie eine Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) durchführen.

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